A mensagem eletrônica se tornou uma ferramenta indispensável em nossa vida cotidiana, tanto profissional quanto pessoal. No entanto, gerenciar efetivamente os fluxos de emails pode rapidamente se tornar um quebra-cabeça. Entre as mensagens importantes, os spams e as diversas notificações, é fácil se sentir sobrecarregado. Algumas dicas práticas, no entanto, permitem otimizar essa gestão.
Os profissionais recomendam, primeiro, filtrar e classificar os emails assim que são recebidos. Usar pastas e etiquetas ajuda a priorizar as tarefas e a encontrar as informações mais facilmente. Automatizar algumas ações, como o arquivamento ou a exclusão de spams, libera um tempo precioso.
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Por que otimizar sua mensagem eletrônica?
Na França, 1,4 bilhão de emails são enviados a cada dia. Essa avalanche de mensagens tem um impacto direto em nosso ambiente. Cada email emite, em média, 30g de CO2, o que equivale a deixar uma lâmpada acesa por 24 horas. Os franceses armazenam entre 10.000 e 50.000 emails desnecessariamente, contribuindo para a poluição digital. Esses emails são responsáveis por 0,3% dos gases de efeito estufa emitidos em todo o mundo.
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Otimizar sua mensagem eletrônica torna-se, então, uma necessidade, não apenas para sua produtividade, mas também para o meio ambiente. De fato, os emails não filtrados e mantidos desnecessariamente poluem tanto quanto 14 idas e voltas Paris-Nova York. Essa poluição digital é uma questão subestimada, mas fundamental a ser tratada.
Os desafios ambientais
- Um email armazenado emite 30g de CO2
- 1,4 bilhão de emails enviados por dia na França
- 0,3% dos gases de efeito estufa vêm dos emails
- Poluição equivalente a 14 idas e voltas Paris-Nova York
SOGO Lille, por exemplo, adotou uma política rigorosa de gestão de emails para reduzir sua pegada de carbono. As empresas e os indivíduos devem se conscientizar do impacto ambiental de suas comunicações eletrônicas. A otimização da mensagem eletrônica é um primeiro passo em direção a uma redução significativa da poluição digital.
Dicas e truques de profissionais para uma gestão eficaz
Em um mundo onde cada funcionário recebe em média 58 emails por dia e envia 33, uma gestão eficaz da caixa de entrada é essencial. As notificações constantes são o inimigo da concentração e da produtividade, como destaca um estudo realizado pela University of California Irvine. Aqui estão algumas dicas para gerenciar melhor sua mensagem eletrônica.
Desative as notificações
As interrupções frequentes causadas pelas notificações de email perturbam o fluxo de trabalho. Configure sua mensagem para receber alertas apenas para mensagens urgentes. Isso permite que você se concentre em tarefas importantes sem ser constantemente interrompido.
Use filtros e etiquetas
Os serviços de mensagem como Gmail e Outlook oferecem opções de filtragem e etiquetagem. Classifique automaticamente os emails com base em sua importância. Isso permite priorizar as mensagens de seus colegas ou clientes, e deixar de lado newsletters e outros correios menos urgentes.
- Criar regras de filtragem: redirecione automaticamente os emails para pastas específicas.
- Usar etiquetas: categorize seus emails para melhor visibilidade.
- Arquivar mensagens antigas: mantenha na sua caixa de entrada apenas os emails ativos.
Planeje horários de leitura
Não consulte seus emails continuamente. Defina horários dedicados à leitura e resposta de mensagens. Esse método, recomendado por David Burkus em seu livro ‘Under New Management,’ ajuda a manter uma alta produtividade enquanto garante um acompanhamento regular das comunicações.
Desinscreva-se de newsletters desnecessárias
As newsletters podem rapidamente sobrecarregar sua caixa de entrada. Reserve um tempo para se desinscrever daquelas que você não lê. Use serviços como MerciApp para identificar e se desinscrever em massa de newsletters indesejadas.
Automatize as respostas
Para perguntas frequentes, prepare respostas automáticas. Isso economiza um tempo precioso e garante que seus correspondentes recebam uma resposta rápida.
Adote essas práticas e você verá uma diferença notável na gestão de sua caixa de entrada.